－ 基于流程的組織架構(gòu)設(shè)計(jì)方法

各個(gè)層級(jí)上的管理者都傾向于用組織架構(gòu)圖來進(jìn)行管理。主流的認(rèn)知是，高管只要能識(shí)別組織架構(gòu)圖上應(yīng)當(dāng)包括哪些小方框，然后把這些小方框排列成合理有序的層級(jí)，并且指派得力干將帶領(lǐng)各部門前進(jìn)，組織就能獲得成功。正因如此，許多大的企業(yè)至少每年要對(duì)組織架構(gòu)進(jìn)行一次重大的調(diào)整。

在之前領(lǐng)諾云端的文章中，我們討論過以流程視角（橫向）來審視組織相對(duì)于以組織架構(gòu)圖（縱向）來審視組織的優(yōu)勢(shì)。

在重新設(shè)計(jì)組織架構(gòu)時(shí)，采用橫向思維還是縱向思維會(huì)得到截然不同的結(jié)果。組織架構(gòu)重組的目的是提高組織績(jī)效。而在大多數(shù)情況下，組織績(jī)效的高低取決于跨職能流程（橫向系統(tǒng)）的績(jī)效。因此，組織架構(gòu)重組應(yīng)該以提高流程的效率和效能為目標(biāo)。組織架構(gòu)重組應(yīng)當(dāng)遵循以下兩個(gè)步驟：

1. 分析并重新設(shè)計(jì)組織的橫向體系 C 即跨職能流程，使其滿足客戶需求，達(dá)成組織目標(biāo)。

2. 重新劃定組織邊界（重新設(shè)定匯報(bào)關(guān)系），以便為橫向系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供支持。

形式（組織架構(gòu)）應(yīng)該服從于功能（各個(gè)跨職能流程）。

令人遺憾的是，很多組織在進(jìn)行架構(gòu)重組時(shí)，僅僅從縱向視角出發(fā)，只關(guān)注上下級(jí)之間的匯報(bào)關(guān)系，而未能真正理解組織橫向系統(tǒng)的需求。從結(jié)果看，最槽糕的情形是，組織重組只優(yōu)化了某個(gè)特定職能部門的績(jī)效，卻給橫向系統(tǒng)和整個(gè)組織的績(jī)效帶來了不利影響；最好的情形是，組織架構(gòu)重組“無心插柳”地改進(jìn)了橫向系統(tǒng)。然而，提升橫向系統(tǒng)的效益實(shí)在太重要，以至于我們不能聽天由命。組織設(shè)計(jì)的意義在于：如果我們期望組織能高效運(yùn)作，我們就必須按照此目標(biāo)去設(shè)計(jì)組織，確保她能高效運(yùn)作。而設(shè)計(jì)工作的起點(diǎn)，便是理解跨職能流程（橫向系統(tǒng)）的需求。工作是通過流程來完成的，流程應(yīng)該驅(qū)動(dòng)組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)。

我們同樣相信，組織設(shè)計(jì)（作為影響績(jī)效的九大變量之一）不能以一張組織架構(gòu)圖作為其起點(diǎn)或終點(diǎn)。組織設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：

-   在組織層面上，組織架構(gòu)能明確職能部門間的輸入－輸出（供應(yīng)商－客戶）關(guān)系。

-   在流程層面上，組織架構(gòu)能明確流程中的各個(gè)步驟應(yīng)該由哪個(gè)部門承擔(dān)。

-   在崗位／員工層面上，組織架構(gòu)能明確個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的職責(zé)及相應(yīng)的工作環(huán)境。

讓我們通過一系列的步驟，圍繞績(jī)效的三個(gè)層面，來構(gòu)建有效的組織架構(gòu)。

設(shè)計(jì)組織架構(gòu)

步驟1：明確業(yè)務(wù)戰(zhàn)略。組織架構(gòu)應(yīng)當(dāng)促進(jìn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成。一個(gè)沒有戰(zhàn)略的組織，采用什么樣的組織架構(gòu)都無關(guān)緊要。影響組織戰(zhàn)略的一系列決策包括提供什么產(chǎn)品和服務(wù)，目標(biāo)客戶和市場(chǎng)是什么，識(shí)別競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，確定資源配置的優(yōu)先次序。一旦這些決策確立了方向，管理層就可以著手設(shè)計(jì)一個(gè)有助于組織朝此方向前進(jìn)的架構(gòu)。

步驟2：記錄并分析現(xiàn)行的（”IS”）組織架構(gòu)。使用職能關(guān)系圖，呈現(xiàn)當(dāng)前組織各部門之間的輸入和輸出。識(shí)別部門間的“斷點(diǎn)”（缺失、冗余或不合理的關(guān)聯(lián)），特別是那些影響組織能力（達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)的能力）的“斷點(diǎn)”。

例如，一家小型電信公司的管理層認(rèn)為，快速推出新產(chǎn)品是其潛在競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)之一。然而，在繪制當(dāng)前的（“IS”）職能部門關(guān)系圖時(shí)，他們才發(fā)現(xiàn)，在職能關(guān)系圖中看不到一系列能夠達(dá)成高效研發(fā)和快速推出新產(chǎn)品的關(guān)系（流程）。此外，近期的成本削減措施令產(chǎn)品研發(fā)部元?dú)獯髠＿@樣的組織架構(gòu)如何能夠確保戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成？

步驟3：記錄并分析流程現(xiàn)狀（”IS”）。借助流程圖和跨職能流程團(tuán)隊(duì)，呈現(xiàn)出對(duì)組織戰(zhàn)略影響最大的流程的關(guān)系圖（基本流程、支持性流程和管理流程）。標(biāo)注其中任何削弱（或?qū)砜赡芟魅酰┢髽I(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的“斷點(diǎn)”。

例如：一家航空公司的高管層決定進(jìn)一步挖掘公司現(xiàn)有的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)：按照客戶的獨(dú)特需求提供深度定制的產(chǎn)品。于是團(tuán)隊(duì)繪制了一個(gè)流程關(guān)系圖，重點(diǎn)呈現(xiàn)將客戶需求融入到產(chǎn)品的流程。流程關(guān)系圖清晰地呈現(xiàn)出現(xiàn)有流程存在多處重大的“斷點(diǎn)”，這些斷點(diǎn)帶來的麻煩是客戶迷惑不解，交付延誤，利潤(rùn)空間過小甚至賠錢。

步驟4：改進(jìn)流程并設(shè)定衡量節(jié)點(diǎn)和績(jī)效指標(biāo)（“SHOULD”）。使用流程圖模板，依據(jù)步驟3呈現(xiàn)出的關(guān)鍵流程，重新設(shè)計(jì)新流程。新流程“SHOULD”務(wù)必去除“IS”流程圖中發(fā)現(xiàn)的“斷點(diǎn)”。隨后建立一套流程衡量方法，在這一步，你可能需要設(shè)計(jì)新流程“SHOULD”的子流程和支持性流程。

步驟5：設(shè)計(jì)組織架構(gòu)圖。在“SHOULD”流程圖的基礎(chǔ)上，確定最合理的部門組合與匯報(bào)關(guān)系。其目標(biāo)是新劃定的職能部門的邊界能夠使流程的效率和效能最大化。選擇什么樣的組織架構(gòu)需遵循以下三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，這樣的組織架構(gòu)才能最好地服務(wù)于流程，實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)：

-　最大化產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量；

-　最大程度地響應(yīng)客戶需求（靈活性最大化，用時(shí)最短）；

-　效率最大化（返工率最低，成本最低）。

步驟6：設(shè)計(jì)職能職責(zé)模型。定義組織各個(gè)職能部門（新組織架構(gòu)圖上的各個(gè)小方框）的產(chǎn)出和目標(biāo)。這些職能職責(zé)模型應(yīng)當(dāng)來源于職能關(guān)系圖中的產(chǎn)出以及關(guān)鍵流程的產(chǎn)出和目標(biāo)。它們應(yīng)當(dāng)足夠詳細(xì)地描述各職能部門的職責(zé)，從而：

-　全面、透徹地呈現(xiàn)組織內(nèi)每個(gè)職能部門的角色。

-　確保各職能部門的產(chǎn)出項(xiàng)無重疊。

-　確保所有流程的產(chǎn)出和衡量均在本步驟中對(duì)應(yīng)的職能部門的職責(zé)中得到反映。

-　為設(shè)計(jì)關(guān)鍵崗位模型（步驟7）奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

步驟7：設(shè)計(jì)關(guān)鍵崗位模型。識(shí)別新的組織架構(gòu)中每個(gè)工作崗位的產(chǎn)出和目標(biāo)。如果新的組織架構(gòu)中需要增添崗位，或者某些崗位需要增加新的職責(zé)，此時(shí)崗位模型就顯得尤為重要。只有通過崗位模型，才能將新組織架構(gòu)的要求傳達(dá)到員工。

步驟8：為關(guān)鍵崗位配置員工績(jī)效系統(tǒng)。許多組織架構(gòu)重組之所以失敗，并不是由于組織架構(gòu)圖存在缺陷。重組失敗的原因，要么在于影響了流程的績(jī)效，要么在于新的組織架構(gòu)未能在實(shí)際工作環(huán)境中獲得員工績(jī)效系統(tǒng)的支撐。員工績(jī)效系統(tǒng)涵蓋了各工作崗位任職者的資格、技能和知識(shí)，以及他們的工作環(huán)境。管理者用各種方法為新組織架構(gòu)營(yíng)造環(huán)境，包括向員工傳達(dá)績(jī)效說明（即崗位的產(chǎn)出和目標(biāo)）；為員工提供支持（明確的輸入項(xiàng)、提供必要的資源）；構(gòu)建獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制鼓勵(lì)員工達(dá)成目標(biāo)；定期提供績(jī)效反饋。

步驟9：建立管理流程。新的組織架構(gòu)一旦在組織層面，流程層面和崗位/員工層面上得以確立，就需要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行管理。實(shí)施新的組織架構(gòu)的管理流程包括：

- 設(shè)定目標(biāo)

- 績(jī)效管理

- 資源配置

- “空白地帶”的管理

- 員工績(jī)效管理系統(tǒng)